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人事档案查借阅须知

时间:2012-04-20 01:24:11

  一、查借阅事由

  根据中共中央组织部《干部人事工作条例》的精神,凡符合下列情况的可提供查阅干部档案或查阅有关材料:

  1.因对干部考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅本人档案的。

  2.政法、安全、保卫等部门因侦查、审理和取证,必需通过人事档案取得旁证材料的,可查阅有关材料。

  二、查借阅人员范围

  1.查、借阅人事档案人员必须是党员干部。

  2.任何人不得查、借阅本人及其亲属档案。

  3.除人事、组织干部确因工作需要,任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员人事档案。

  4.为便于档案利用、管理和保证档案安全以及保护国家机密和个人隐私,日常接触人事档案的人员应限定在一定范围内。

  三、查借阅手续

  1.查借阅人事档案应由所在单位开具阅档介绍信,由单位负责人签字并加盖公章。介绍上要注明阅档人姓名、政治面貌、阅档原因及所阅档人姓名、职务。

  2.档案工作人员验明阅档人介绍信及证件后,在相应登记簿上登记并将档案交其查阅。

  3.归还的档案由档案工作人员检查无误阅档人方可离开。

  四、查借阅要求

  1.查借阅人事档案一般限在人事档案阅档室。如有特殊情况需要借出时,须填写《借阅档案登记薄》,经档案工作人员批准,履行相关手续后方可借出。借出档案应于一周内归还,不能按期归还者应向档案办公室说明原因。重新办理借阅手续。

  2.寒、暑假期间人事档案停止外借,已经借出的档案在放假前应一律归还入库。

  3.阅档人应严格遵守保密制度,保证档案的安全。所借档案不得带到宿舍或公共场所,不得转借他人或向他人泄露档案内容。

  4.未经人事档案部门批准,查阅者不得擅自拍摄、摘记、复制档案内容。因工作需要确须从档案中取证的必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制。摘记、复制材料由查阅部门妥善保管,用后由查阅部门存档或登记销毁,不得个人私自存放。

  5.严禁在阅档时喝水,吸烟,谨防损坏档案,档案出柜时,要先清点后付出;收回档案时要先清点后归位。

  6.阅档人必须具有高度责任感,对待档案材料要认真负责。阅档时对档案内容不得涂改、添注、勾划,不得随意抽出或增加档案材料。查阅两份以上档案时,不要同时打开,以防装错或丢失。如果发现档案中有问题,应及时向档案工作人员报告,由档案管理部门按有关规定处理,阅档人不得擅自进行处理。

  7.个人需要利用人事档案出具相关证明(如:在职证明、直系亲属证明、在校学习成绩等)的,经人事部门批准后,由档案管理人员提供有关档案材料的复制件或证明,并加盖公章,不允许将档案借出私自复印。

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